Главная | Блог

Аудит бизнес-процессов и оценка целесообразности автоматизации в рамках цифровизации бизнеса

Автоматизация
05.12.2025
8

Цифровизация давно перестала быть модным словом и стала обязательным этапом развития любой современной компании. Однако внедрение технологий само по себе не гарантирует роста эффективности. Чтобы автоматизация приносила прибыль, начинать нужно с правильного аудита процессов.

Ниже — подробное, практическое и применимое в реальном бизнесе руководство, которое поможет руководителям и командам последовательно оценить текущее состояние процессов, выявить узкие места и определить, что действительно нужно автоматизировать, а что — оптимизировать вручную.

Зачем нужен аудит бизнес-процессов перед автоматизацией

Без структурного подхода большинство компаний сталкиваются с типичными проблемами:

  • автоматизируют хаос, а не систему;

  • тратят бюджет на инструменты, которые не решают ключевые задачи;

  • создают десятки разрозненных IT-решений, которые не интегрируются друг с другом;

  • получают неудобные системы, которыми сотрудники не пользуются.

Аудит позволяет:

  • объективно оценить реальное состояние процессов,

  • понять экономический эффект от автоматизации,

  • определить приоритеты,

  • подготовить почву для масштабирования.

Этап 1: Инвентаризация процессов

Задача этапа — вытащить на поверхность всё, что происходит внутри компании.

Что необходимо сделать:

  1. Собрать список процессов
    Операционные, маркетинговые, финансовые, сервисные, производственные, юридические, кадровые.

  2. Разделить процессы на уровни:

    • Ключевые — дают доход (продажи, производство, доставка).

    • Поддерживающие — обеспечивают работу ключевых.

    • Вспомогательные — второстепенные.

  3. Определить владельцев процессов
    У каждого процесса должен быть конкретный ответственный.

  4. Зафиксировать входы, выходы, участников и используемые системы.

Инструмент:

Схемы BPMN, Miro, Draw.io, Notion, Google Таблицы, специализированные BPM-платформы.

Этап 2: Карта текущего состояния (AS-IS)

После инвентаризации нужно визуализировать, как процесс выполняется сейчас.

Для каждого процесса важно зафиксировать:

  • последовательность шагов;

  • затрачиваемое время;

  • точки передачи информации между сотрудниками;

  • используемые инструменты (Excel, CRM, мессенджеры, почта, бумага);

  • ошибки, задержки, дублирование действий;

  • субъективные комментарии сотрудников («делаем так, потому что всегда делали»).

На что особенно обратить внимание:

  • места, где сотрудники переписывают данные вручную;

  • процессы, которые зависят от ключевых людей;

  • участки, где часто возникают простои или ошибки;

  • этапы, связанные с клиентским опытом.

Этап 3: Выявление проблем и узких мест

Анализируйте процессы по нескольким критериям:

4.1. Потери времени

  • лишние переходы между системами;

  • ожидание подтверждений;

  • выполнение рутинных шагов вручную.

4.2. Потери данных

  • дублирование информации;

  • ошибки при ручном вводе;

  • отсутствие единого источника правды.

4.3. Потери денег

  • избыточные сотрудники на рутинных задачах;

  • низкая пропускная способность процессов.

4.4. Потеря качества

  • ошибки при передаче информации;

  • сложность контроля.

Этап 4: Анализ ожидаемого экономического эффекта

Это критический этап, который руководители часто пропускают.

Для каждого процесса нужно ответить на следующие вопросы:

  1. Сколько человеко-часов тратится сегодня?

  2. Какова стоимость этих часов для компании?

  3. Какой процент времени можно сократить?

  4. Как снизятся ошибки и потери?

  5. Что можно будет масштабировать без увеличения штата?

На выходе формируется предварительный ROI-анализ.

Этап 5: Определение процессов-кандидатов для автоматизации

После анализа станет понятно, что:

6.1. Автоматизировать нужно процессы, которые:

  • повторяются часто и стандартизированы;

  • занимают значимое время;

  • влияют на клиентский опыт;

  • поддаются формализации;

  • критичны для масштабирования.

6.2. Автоматизировать не нужно процессы, которые:

  • работают редко и не создают значимых затрат;

  • завязаны на креатив, экспертизу и уникальный человеческий опыт;

  • постоянно меняются (и правила, и структура процесса).

6.3. Иногда вместо автоматизации достаточно:

  • пересобрать процесс;

  • убрать лишние шаги;

  • описать регламенты;

  • внедрить единый коммуникационный канал;

  • распределить ответственность.

Этап 6: Проектирование целевого процесса (TO-BE)

Теперь нужно создать идеальный процесс, не ограниченный текущими инструментами.

Важно продумать:

  • как процесс будет работать после оптимизации;

  • какие шаги исчезнут, какие останутся;

  • какие системы/интеграции потребуются;

  • какие роли будут выполнять сотрудники;

  • где нужна автоматизация, а где полуавтоматический контроль.

Задача — создать реалистичную, но современную модель работы.

Этап 7: Выбор инструмента автоматизации

Руководители часто начинают именно отсюда — и ошибаются.
Выбор нужно делать после аудита, а не до.

Инструменты могут быть:

  • CRM/ERP системы (коробочные и кастомные);

  • BPM-платформы;

  • RPA-боты;

  • ИИ-агенты;

  • API-интеграции;

  • Telegram/WhatsApp/Max-боты;

  • кастомные веб-сервисы;

  • low-code/no-code решения.

Ключевые критерии выбора:

  • стоимость владения (TCO), а не только внедрения;

  • возможность интеграции с текущими системами;

  • масштабируемость;

  • удобство сотрудников;

  • поддерживаемость;

  • безопасность данных;

  • требования законодательства.

Этап 8: MVP-внедрение и проверка гипотез

Не нужно автоматизировать всё сразу.
Лучший подход — прототип/минимально работающий процесс.

Что нужно сделать:

  • выбрать конкретный участок для быстрого пилота;

  • описать метрики успешности;

  • внедрить решение на ограниченной группе;

  • собрать обратную связь;

  • скорректировать модель.

Такая стратегия снижает риски и позволяет опереться на реальные данные.

Этап 9: Масштабирование и интеграция

Когда пилот доказал экономию времени/денег — можно переходить к полноразмерному внедрению:

  • расширение покрытия на отделы и бизнес-единицы;

  • обучение сотрудников;

  • интеграция с бухгалтерией, CRM, хранилищами данных;

  • автоматизация смежных процессов;

  • создание единой цифровой архитектуры.

Этап 10: Постоянный аудит и улучшения

Автоматизация — не разовый проект.
Раз в 3–6 месяцев важно:

  • проверять, не устарел ли процесс;

  • отслеживать метрики эффективности;

  • фиксировать узкие места;

  • корректировать процесс под изменения бизнеса;

  • масштабировать новые инструменты.

Вывод

Автоматизация приносит сильный эффект только тогда, когда базируется на грамотном аудите. Компании, которые проходят этот путь последовательно, получают:

  • снижение затрат на 20–60%;

  • рост скорости процессов в 2–5 раз;

  • уменьшение зависимости от человеческого фактора;

  • улучшение качества и скорости обслуживания клиентов;

  • возможность масштабировать бизнес без роста штата;

  • прозрачность и управляемость.

Это руководство можно использовать как основу для внутреннего регламента или чек-листа при подготовке к цифровой трансформации.

АвторАдминистратор